میهن داک - میهن داکیومنت

گزارش کارآموزی مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم ها


کد محصول : 1000412 نوع فایل : word تعداد صفحات : 51 صفحه قیمت محصول : 7000 تومان تعداد بازدید 878

فهرست مطالب و صفحات نخست


ارتباط مدیریت با تجزیه و تحلیل سیستم ها


امام صادق (ع) :
کسی که در رشــد کمالات انسانی ، دو روزش  یکســـان باشد ، در معامله نقد عمــــر ، دچار غبـن شده ، و آن کس که شایسته است که موفقیتش در زندگـــی مورد حســــرت سایرین واقـــع گـردد ، که امروزش از دیروز بهتر باشد ، ولی کسی که هر روز از عمرش می گذرد در حالیکـــه مرتبا راه انحــطاط می پیماید از رحـــمت و عنایات خداوندی بی بهره خواهد مانـد و شخصی که در معنویات و کمالات و فضائل ، در خـــود احســاس فزونــی ننماید ، در معرض نقص و کمبود قـــرار گرفتــه بــرای کسـی که در راه نقـص گام برمی دارد و به قهـــقرا می رود ، مرگ بهتر از زندگی است .
 
 استفــاده از روش
نمــودار جريــان كــار
در دانشگاه علوم پزشكي تبريز
                    فروردين ماه سال 86
                             صمد اقدام نيا
كارشناس امور اداري دانشگاه علوم پزشكي تبريز
تجزيه و تحليل سيستم ها و روش ها 
تكنيــك ها و فنـون سـاده كـردن كـار 
 
مشـكل اساسـي اداره امـور سازمـان ها ايـن است كه مديران بايد منابع چهارگانه پول ، نيروي انساني ، مواد و تسهيلات را كه غالباً محـدود و ناهماهنگ مي باشنـد ، هماهنگ سازند و در جهت تحقق بخشيدن به هدف يا هدف هاي سازمان از آنها بهره برداري كنند . اين عمل مستلـزم انجام دادن وظايفـي از قبيل : طرح ريـزي ، سازماندهي ، هدايت و رهبري ، هماهنگي و كنترل از طرف مديران مي باشد .
 
تكنيك ها و فنون گوناگون ابــداع شده تا مديران و رهبـران سازمانها بتوانند بهره برداري هر چه بيشتر از منابع چهارگانه مذكــور، در جهت تامين اهداف سازمــان بنمايند كه تكنيك تجزيه و تحليل سيستمهاوروشها يكي از آنها بشمار مي رود . كه معلـول علتهاي متعدد ، از جمله بوجـود آمدن نهضت ها و تغيير در فلسفه مديريت است .
 
در تاريخ كشور ايران ، كوروش پادشاه هخامنشي از كساني بود كه به توسعه و تكامل مديريت كمك كرده است . عـلاوه بر نظريات كــوروش مبني بر ضرورت طرح ريــزي ، تقسيــم كار بر مبنــاي تخصـص و مشخص بــودن فرمـان ها ، نام او بعنــوان يكي از نخستـين صاحب نظــران « مطالعــه در حركات » ، « طـرح استفاده صحيح از جـا و مـكان » و « حمل مواد » ثبت شده است .
 
تكنيك « تجزيــه و تحليل سيستـم ها و روش ها » براي شنـاخت عواطف ، احساسات و خواستهاي افراد سازمان و طرز رفتار و سلوك آنان در گــروه ، از تئوريهاي علوم انسانـي و اجتماعــي استفاده مي كنـد ، و بــراي تخصيص صحيــح منابع موجــود سازمان ، به منظـور تاميـن هدفهاي دستـگاه ، از تئوريهـاي علم اقتصـاد ياري مي جويــد ، همچنين اصول علوم فيزيكي و رياضيات را در بهبـود روش ، ارتباطات و همبستگي اجـزاي تشكيل دهنـده سازمان ، بكار مي بــرد . بعبارت ديگــر در تكنيك تجزيه و تحليـل سيستم ها و روش ها ، تنها به بهبــود يك روش خاص اكتفــا نمي شود ، بلكه بهبــود و اثــر تغييـر قسمتــي از يك سيستــم در مجموعــه آن سيستم ، مـورد بررسي قرار مي گيرد .
 
 
•    مطالعه و اندازه گيري دقيق زمان انجام هر جزء از كار . 
 
 ضرورت اعمال سرپرستي تخصصي در سازمان .
 
 استاندارد و يكنواخت نمودن كليه ابـزار و وسـايل و تشخيص بهترين شيوه در بكارگيري آنها .
 
 تهيه و تنظيم دستورالعمل و راهنماي شرح وظايف و مشاغل براي كار كاركنان سازمان .
 
 برقراري سيستم صحيح پرداخت متناسب با كيفيت كار .
 
اصــول پنجــگانه تيلــور
 
 
سيستــم: 
واژه سيستـم با مفاهيـم بسياري بكار برده مي شــود مانند سيستم اقتصـادي، سيستم سياسي، حمل و نقل، ارتباطات، حسابداري ، مكانيزه ( ماشيني ) و سيستم اطلاعات مديريت و . . .  در زبان فارسي نيز گاهي اوقات « سيستم » را بعنوان واژه اي متـرادف با كلمه هاي رشتــه ( رشته جبال ) ، جهاز ( جهاز هاضـمه ) ، دستــگاه ( دستگاه گـوارش ، دستـگاه گردش خون )، سلسله ( سلسله اعصاب )و منظومه ( منظومه شمسي ) مورد استفاده قرار مي دهند .
 
تعريف سيستم :
•    سيستم عبارت است از تعدادي روش وابسته به يكديگر كه با اجراي روشهاي مزبـور ، قسمتـي از هدف يك سازمـان تاميـن مي شــود . سيستم كارگزيني ( پرسنلي ) يك سازمان از روش هاي استخـدام ، ترفيعات ، اضافه حقـوق ، بازنشستگي و غيـره تشكيل مي شـود . اجراي اين روش ها ، موجب اجراي سيستـم پرسنلـي سازمان مي شـود و اجراي سيستـم مزبور ، به تاميـن قسمتي از هدف سازمان كمك مي كند .
 
•    يك سري وظايف وابسته به يكديگر كه با اجراي آنها ، قسمتي از هدف يا منظور سازمان تحقق مي يابد .
 
 
     روش  : 
عبارت است از يك سري عمليات و مراحلي كه براي اجراي تمام يا قسمتي از يك سيستم ، انجام مي شود . در هر روش ، نوع كار ، شخص يا اشخاصي كه عمليات و وظايف مزبور را انجام مي دهند ، مراحلي كه بايد طي شود ، و شيوه هايي كه بايد بكار رود ، مشخص مي شود . معمولاً روش انجام دادن هر كار به صورت كتبي تهيه و بعنوان مدرك رسمي در سازمان نگهداري مي شود .
 
شيــوه يا متــد
شيـوه عبارت است از تشريـح جزئيـات و مراحـل انجـام دادن يك كار .
 
 شيوه هر كار ، نحوه انجام دادن عمليات يا مراحـل انجـام دادن آن كار را مشخص مي كند .
 
 كار و عمل خاصي است كه براي انجام شدن هر بخش از روش ، ضرورت دارد .
 
 چنـد شيـوه وابسته به يكديگر ، تشكيـل يك « روش » را مي- دهد و چند روش پيوسته به هم يك « سيستم » را بوجود مي آورد .
 
سيستم
پرسنلي
روش
استخدام
روش
ارتقا
روش
بازنشستگي
شيوه
شيوه
شيوه
شيوه
شيوه
شيوه
شيوه
شيوه
شيوه
مصاحبه
گزينش
تحقيق
جذب

فرآينــد 
 عبارت است از يك سري عمليات و مراحلي كه براي اجراي تمام يا قسمتي از يك سيستم انجام مي شود . 
 در تجزيه و تحليل سيستم كه از روش نمودار جريان كار استفاده شود ، فرآيند را حسب مورد مي توان معادل روش يا شيوه در نظر گرفت .
عبارت است از آن دستــه از روش هايي كه با همديگــر انجـام
مي گيــرد و حاصــل آن خدمتــي است كه از نظر مشتـري داراي
ارزش است.
 
انــواع روشهــا : 
روشهاي عمومي : روشهايي هستند كه در ارتباط با فعاليتهاي اداري و پشتيباني و ستادي دستــگاه بوده و در عمـوم دستگاه هاي دولتي مورد عمل و رايج مي باشد مثل روش كارگزيني ، حسابداري 
 
روشهاي اختصاصي : روشهايي هستند كه اختصاصاً در يك دستگاه و صرفاً در ارتباط با وظايف اصلي و تخصصي همان دستگاه مورد اجراء مي باشد . مانند روش پذيرش مريض در بيمارستــان ، روش صدور شناسنامه در ثبت احوال، روش ثبت نام دانشجو در دانشگاه . 
 
روشهاي مشترك : روشهايي هستند كه براي انجام آن ، وزارتخانه -ها و سازمان هاي مختلف هر يك عهده دار اجراي مراحلـي از روش مورد نظر مي باشنـد . مانند روش صدور موافقت اصولي براي ايجاد صنايع .
 
تعريف تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها
•    عبارت است از مطالعــه و بررســي به منظور بهبــود بخشيدن به سيستمهاي خدماتي ( سرويس دهنده ) ، كنترل كننده و هماهنگ كننده عمليات يك سازمان .
 
 تجزيه و تحليل عبارت است از بررسي معايب و پيدا كردن راه حل مشكلات سازمان .
 تكنيكــي كه مديـران را از وجـود مسائل و مشكـلات موجـود در سازمان ، آگاه مي سـازد و با بررسيهاي منظمي ، راه حـل هاي مناسبي براي رفـع هر يك از آنها ، ارائه مي دهـد . اين بررسيها بايد مبتنـي بر اصول روش تحقيق علمي باشد تا بتوان با يافتن مشكلات و رفع آنها ، كارآئي و سود سازمان را افزايش داد و بقاي سازمان را تضمين نمود .
 
 شناخت جنبه هاي مختلف سيستم ، چگونگــي عملكرد اجزاي تشكيل دهنده آن و نحوه و ميزان ارتباط بين آنها به منظور دستيابي به مبنايــي جهت طراحــي و اجـراي يك سيستم مناسبتر است .
 در يك سازمان ، سيستـم را مجموعه اي از روش ها نيز تعريف كرده اند ، روشهايي كه به يكديگــر وابسته اند و با اجــراي آنها ، بخشي از هدف سازماني تحقق مي يابد . روشها نيز به نوبه خود ، مجموعه اي از شيوه هاي گوناگـون انجام كار به شمار مي آيند كه با استفاده از آنها مي توان به هدف هاي نهائي دست يافت .
 
آثار علائم مشكلات موجود در سيستم ها و روشها
 اضافه كاري بيش از حد .
 افزايش بيش از حد استعفا و تعارض پرسنل .
 وجود اشتباهات مداوم و بيش از حد در امور گوناگون .
 مفقود شدن پرونده ها ، مدارك و نامه ها .
 افزايش مداوم بودجه و هزينه ها .
 تاخير در ارسال پاسخ نامه ها و ساير موارد 
 مساعد نبودن روحيه پرسنل و عدم دلبستگي آنان نسبت به سازمان .
 
 طولاني بودن مسير انجام كار و يا تعدد مراحل كار .
 فقدان مديريت صحيح .
 درخواست بيش از حد براي استخدام پرسنل از طرف روساء .
 كافي نبودن تسهيلات و وسايل كار و نامناسب بودن محل كار و ساختمان .
 عدم وجود تخصصهاي لازم و قديمي بودن سيستم هاي مورد عمل .
 نامناسب بودن محتوي و شكل فرم ها .
    مشخص نبودن ميزان مسئوليتها و حدود اختيارات و عدم وجود مديران
    متخصص .
 
ارتباط مديريت با تجزيه و تحليل سيستم ها
  تجزيه و تحليل سيستم ها مي توانـد بعنوان ابـزار مفيدي در دست مديــران عمل كند و پاسخگــوي نيازهاي آني و آتي سازمـان در اين زمينه باشـد ، با استفاده از تجزيــه و تحليل ، مدير خواهد توانست هدف و نيز وسايل نيل به هدف را مورد ارزيابي مجــدد قرار دهد و تغييــرات مناسب را در آنها ايجاد كند .
 
      بازدهــي و راندمان هر دستــگاه را معمولاً به دو گونه 
      مي توان افزايش داد . 
 
الف ) تشويق و تحريك افراد به كار كردن با سرعت زيادتر . 
 
ب ) ساده كردن و بهبود بخشيدن به روشهاي كار . 
نظر به اينكه سرعت كار اشخاص را تنها تا حد مشخص مي توان افزايش داد ، با تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها مي توان كارها را ساده كرد و بدين ترتيب به افزايش كارآئي سازمان 
كمك نمود .
 
هدف هاي تجزيه و تحليل سيستمها و روشها
•    تقسيم كار ميان كارمندان و كاركنان سازمان بر مبناي صحيح و منطقي .
•    استقرار مناسبترين سيستم ها ، روشها و شيوه ها ( متدها ) در سازمان .
•    تهيه اطلاعات دقيق ، صحيح و به موقع براي مديران به منظور اتخاذ تصميم .
•    استاندارد و يكنواخت كردن كليه عمليات سازمان .
•    حذف كارهاي غيرلازم .
•    حذف فعاليتهاي ناهماهنگ و متناقض .
•    جلوگيري از دوباره كاري .
•    اعمال نظارت و سرپرستي مديريت .
•    ايجاد تركيب سازماني متناسب با احتياجات سازمان .
•    اعمال كنترل مداوم در مراحل انجام كار .
 
فوايد تجزيه و تحليل سيستمها و روشها
•    افزايش كارآئي سازمان .
•    كاهش هزينه هاي عملياتي و تاسيساتي .
•    كاهش مصرف نيروي انساني ، يا افزايش توليد يا خدمت با نيروي انساني موجود .
•    كوتاه كردن زمان انجام كارها و فعاليتهاي سازمان و تسريع در توليد كالا يا عرضه آن .
•    صرفه جوئي در وقت مديران .
•    فراهم كردن تسهيلات زيادتر براي مراجعه كنندگان و مشتريان .
•    بهتر شدن روحيه كاركنان .
•    كاهش حجم كارهاي دفتري با حذف مدارك ، گزارش ها و فرمهاي غيرلازم .
•    كمك موثر به افزايش كارآئي و تسريع در انجام امور سازمان ، با استفاده صحيح از جا و مكان .
•    امكان هماهنگ كردن سازمان با تغييرات سريع محيط داخلي و خارجي آن ، بوسيله تجزيه و تحليل و بهبود بخشيدن مداوم سيستم ها و روشها
 
براي تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها به منظور حل يك يا چند مشكل ، ممكن است به گونه هاي زير اقدام شود : 
•    امكان دارد تجزيه و تحليل كننده شخصاً بوجـود يك مشكل در سازمان پي ببرد .
•    گاهي مشكل سازمان بوسيله مديريت دستگاه عنوان مي گردد .
•    گاهي نيز در حين بررسي به منظور ساده كردن كار در سازمان ، تجزيـه و تحليل كننــده متوجه مشكل مهمتــر و اساسي تري مي شود .
•    تشخيص مشكل موجود از طريق كاركنان سازمان .
•    از طريق تشخيص ، پيشنهاد يا شكايت ارباب رجوع .
 
تحليل گر سيستم كيست ؟ 
تحليل گر سيستم ، كارشناس آموزش ديده اي است كه مي تواند سازمان را در برنامه ريـزي به منظور تغييرات از طريـق انجام دو وظيفه اساسي مـدد رساند : الف ) ارزيابي . ب ) همياري . مراد از « ارزيابي » اين است كه تحليل گر اعمال و روابط موجود در كار را بررســي و ارزيابي مي كنــد . در مرحله « هميـاري » تحليل گـر پيشنهادهاي خاصــي را براي بهبود كارآئي ارائه مي دهد. به اين ترتيب ، تحليل گر در مرحله نخست مي كوشد تا مسائل موجود را به خوبي بشناسد و درك كند و در مرحلـه دوم براي مقابله با آنها راه حلهاي مناسب را ارائه دهد .
 


منابع :


طراحی سایت : سایت سازان