میهن داک - میهن داکیومنت

گزارش کارآموزی تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها


کد محصول : 1000417 نوع فایل : word تعداد صفحات : 70 صفحه قیمت محصول : 7000 تومان تعداد بازدید 883

فهرست مطالب و صفحات نخست


تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم ها


Systemتعاريفي از سيستم 
1)سيستم عبارت است از اجزاي به هم پيوسته و مرتبط با يكديگر كه در جهت يك يا چند هدف معين گام بر مي دارند.
2)سيستم عبارت است از مجموعه اي از وظايف به هم پيوسته و مرتبط با يكديگر كه با انجام هر كدام از اين وظايف بخشي از هدف سازمان تامين خواهد شدو با انجام كليه وظايف در سازمان كل هدف سازمان تامين مي گردد.
3)سيستم عبارت است از مجموعه اي از اجزاي به هم پيوسته و مرتبط با روابط متقابل و وابستگي متقابل كه در جهت يك يا چند هدف معين گام بر مي دارند.
4)سيستم عبارت است از مجموعه اي از سيستم هاي فرعي كه هر كدام از اين سيستم هاي فرعي داراي فعاليت هايي هستبد كه هر كدام از اين فعاليت ها داراي گردش كاري هستند كه هر كدام از اين گردش هاي كار از طريق شيوه ها و متد هاي متعددي انجام مي شود.به عبارتي با جمع تعدادي از شيوه به روش و با جمع روشها به به يك سيستم مي رسيم.
 
5 روش  
  عبارت است از يك سري عمليات و مراحلي كه براي اجراي تمام يا قسمتي از يك سيستم انجام مي شود.
شيوه 
عبارت است از تشريح جزيات و مراحل انجام دادن يك كار
9فيفنر ولين :
تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها عبارت است ازبررسي معايب و پيدا كردن راه حل مشكلات سازمان.
•    تشخيص معايب سازمان و ارايه راه حل براي آن.
 10 آلن ديويس:
تجزيه و تحليل سيستم ها  و روشها عبارت است از يك وظيفه و كار ستادي و تخصصي كه هدف آن مطالعه  بررسى و بهبود بخشيدن به كليه سيستم ها و روشهاى موجود در سازمان است.
•    ماهيت وظايف و هدفهاي تجزيه و تحليل را مشخص مى كند.
 11 نورمن بريش:
تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها عبارت است از مطالعه و بررسي به منظور بهبود بخشيدن به سيستم هاى خدماتى و كنترل كننده و هما هنگ كننده عمليات سازمان.
•    تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها خط مشى آينده سازمان را مشخص مى كند.
  12 چارلز هيكس:
تجزيه و تحليل سيستم ها عبارت است ازمطالعه جامع و كامل سيستم ها و روشهاىسازمان به منظور بهبود بخشيدن و ساده كردن امور دفترى.
•    كشف مسايل و مشكلات اداري در جهت بهبود وضع كل سازمان.
 13 تعريف كلى تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها:
تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها عبارت است از تكنيكى كه مديران را از وجود مسايل و مشكلات موجود در سازمان آگاه مي سازد و با بررسى ها ى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هر يك از آنها ارايه مى دهد.اين بررسى ها بايد مبتنى بر اصول روش تحقيق علمي باشد تا بتوان با حل مشكلات كارايى و سود سازمان را افزايش و بقاي سازمان را تضمين نمود. 
 
 
14 وظايف واحد هاي تجزيه و تحليل سيستمها و روشها
 1)طرح ريزى سازمان و تجزيه و تحليل
2)استقرار و تجزيه و تحليل سيستم ها
3)ارزيابى مديريت
4)تهيه دستورالعمل هاي كتبى و مدون
5)تهيه و كنترل فرم ها
6)سيستم بايگاني اسناد و مدارك و پرونده ها
7)ارزيابى نيروى انسانى و تقسيم كار
8)اندازه گيرى كار
9)انتخاب وسايل اداري و دفترى
10)تجزيه و تحليل جا و مكان
11)استقرار و پياده كردن سيستم هاى جديد
12)توسعه و تحقيق
16
فرايند تجزيه و تحليل سيستم ها كاملا منطبق با روش علمى است:
مراحل روش علمي تحقيق               فرايند تجزيه وتحليل سيستم ها                        
1)طرح مسئله                                    1  )تشخيص و بيان مشكل و تعيين حدود آن
2)تهييه و تنظيم فرضيه                      2)تهييه و تنظيم طرح مقدماتي تجزيه و تحليل
3)جمع آورى اطلاعات                          3)جمع آورى و ثبت اطلاعات و حقايق
4)طبقه بندى اطلاعات                           4)تجزيه و تحليل اطلاعات و حقايق
5)مطالعه اطلاعات بدست آمده و تشخيص رابطه علت و معلولي                             5)تهيه و تنظيم آزمايش وارزيابى راه حلهاى جديد
6)تعيين اعتبار و نقد فرضيه             6)تهييه و تنظيم گزارش نهايى و ارايه پيشنهاد ها جهت تصويب مديريت
7)نتيجه گيرى و تهيه گزارش                    7)اجرا و استقرار طرح پيشنهادى
      8)نظارت بر اجراي طرح و ارزيابي نتيجه
 17
•    مرحله يك:تشخيص و بيا ن مشكل و تعيين حدود آن
1)تشخيص مشكل  
1.ممكن است تجزيه و تحليل كننده شخصا به وجود يك مشكل در سازمان پى ببرد.
2.گاهى مشكل سازمان بوسيله مديريت دستگاه عنوان مي شود و از تجزيه و تحليل گر
خواسته مى شود به مشكل رسيد گى كند
3.گاهى در حين بررسى به منظور ساده كردن كار در سازمان تجزيه و تحليل كننده متوجه مشكل مهمتر و اساسى تر مى شود.
2)بيان مشكل ...آثار و علايم مشكلات               علل مشكلات
1.اضافه كاري بيش از حد                          1.كافى نبودن تسهيلات
2.افزايش استعفا و تمارض پرسنل                 2.مناسب نبودن محل كار
3.گم شدن پرونده ها                                 3.نداشتن مديريت متخصص
4.افزايش مداوم بودجه و هزينه                    4.كافي نبودن تعداد پرسنل
5.فقدان صحيح مديريت                          
 3)تعيين حدود مشكل
هر چه دامنه مشكل محدود تر باشد مطالعه در باره آن آسان تر و حل مشكل مطلوب تر است
  مرحله 2.تهييه و تنظيم طرح مقدماتي تجزيه و تحليل
1)عنوان طرح يا نام مشكل  :  بررسى وضع حقوق و
Xمزاياي كارمندان اداره
2)هدفها ى تجزيه و تحليل :   تجزيه و تحليل ميزان راندمان و كارايى كارگران و كارمندان قسمت تحويل كار در xسازمان
3)روش كار يا راههاي بين هدف
4)نتايج حاصل از طرح يا آنچه ازاجراى تجزيه و تحليل مى توان انتظار داشت  :  بهبود يك روش ممكن است سبب كاهش ساعات كار يك كارمند يا كارگر شود
 
 20
5)مسولان اجراى طرح يا متصديان تجزيه و تحليل
6)برنامه زمانى يا مدت زمان لازم براى اجراى طرح
•    زمان لازم براى جمع آورى و ثبت اطلاعات
•    زمان لازم براى تجزيه و تحليل اطلاعات
•    زمان لازم براى تهيه گزارش
•    زمان لازم براى رفع مشكلات
•    زمان لازم براى اجرا

 21
7)هزينه اجراى طرح
•    هزينه تكثير اوراق
•    هزينه تهيه كتب
•    هزينه پرسنل
•    هزينه وسايل و تجهيزات
 22
8)تصويب طرح
طرح مقدماتى بايد توسط رييس قسمتي كه تجزيه و تحليل براي آن انجام مى شود،مسئول و تهيه كننده طرح امضا شود و براى تصويب نهايى به مديريت سازمان ارائه شود.
 23
•    مرحله سوم . جمع آورى و ثبت اطلاعات
1)جمع آورى اطلاعات
•    نمودار و راهنماى سازمان
•    مشاهده و مطالعه طريقه انجام كار
•    مصاحبه با مديران و كاركنان سازمان
•    پرونده ها،اسناد،مدارك و فرمها
2)ثبت اطلاعات
 24
•    مرحله 4 .تجزيه و تحليل اطلاعات
در تجزيه و تحليل اطلاعات بايد به سوالاتي با موضوعات زير پاسخ گويد:
1.ضرورى بودن سيستم يا روش
2. نحوه اجرا و انجام سيستم يا روش
3.امكان صرفه جويى در زمان،نيروى انسانى و هزينه اجراى سيستم يا روش
4.مجرى يا مجريان سيستم يا روش
5.ابزار و وسيله انجام كار
 25
•    مرحله 5.تهيه و تنظيم آزمايش و ارزيابى راه حل هاى جديد
1)تهيه راه حل جديد(پيشنهادى)
2)آزمايش عملى بودن راه حلهاي پيشنهادى
•    ساده بودن
•    مناسب بودن
•    امكان پذير بودن
•    قابل قبول بودن
 
26
3)ارزيابى راه حل جديد
1.تهيه فرمى براى ارزيابى راه حل پيشنهادى
2.طبقه بندى نتايج مفيد و غير مفيد با توجه به درجه اهميت
3.انتخاب راه حلى كه از نظر منابع و هزينه اسان تر،ارزآن تر و بهتر باشد.
4.ارايه راه حل هاى پيشنهادى به مديران،مسئولان و مجريان آن
 27
•    مرحله 6.تهيه و تنظيم گزارش نهايى وارايه پيشنهاد ها جهت تصويب نهايى
1.جلد گزارش
2.نامه ضميمه گزارش
3.صفحه عنوان گزارش
4.فهرست مندرجات
5.هدف تجزيه وتحليل
6.خلاصه نتايج و پيشنهادات
7.تشريح جزيات تجزيه و تحليل
8.نتايج و پيشنهادات
9.گزارش نهايى
10.امضاي گزارش نهايى
 28
•    مرحله 7.اجرا و استقرار طرح پيشنهادى
1)تعيين مسوليت ها
2)آشنا كردن پرسنل از ماهيت طرح
3)آموزش پرسنل
•    آموزش در محل كار
•    آموزش خارج از سازمان
•    آموزش با استفاده از اجراى طرح آموزشى
 
29
4)تهيه برنامه اجرا
•    نحوه استقرار طرح
•    زمان استقرار طرح
•    آمادگى  سازمان براى استقرار فيزيكى طرح جديد
5)اجرا
•    نقش سرپرستان طرح اجرايى
•    نقش تجزيه و تحليل كننده
•    نقش عوامل اجرايى
•    دوره استقرار طرح جديد
•    ميزان هزينه اجرا
•    نقش عامل انسانى در مرحله اجرا
 
30
•    مرحله 8.نظارت بر اجرا ى طرح و ارزيابي نتايج
1)نظارت بر اجرا
•    جلوگيري از بروز اشكالات اجرائى و رفع معايب سيستم جديد
•    تجديد نظر در طرح پيشنهادي و رفع معايب سيستم جديد
•    بهبود سيستم يا روش جديد
•    كسب اطلاعات در مورد نحوه ي اجراى طرح به منظورتهيه گزارش نتيجه اجراي طرح براى مديريت سازمان
2)ارزيابى نتيجه
•    هزينه
•    تسهيلات و وسايل كار
•    بازديد از طرز كار پرسنل
•    بازگشت به سيستم يا روش قديم
:
کسی که در رشــد کمالات انسانی ، دو روزش  یکســـان باشد ، در معامله نقد عمــــر ، دچار غبـن شده ، و آن کس که شایسته است که موفقیتش در زندگـــی مورد حســــرت سایرین واقـــع گـردد ، که امروزش از دیروز بهتر باشد ، ولی کسی که هر روز از عمرش می گذرد در حالیکـــه مرتبا راه انحــطاط می پیماید از رحـــمت و عنایات خداوندی بی بهره خواهد مانـد و شخصی که در معنویات و کمالات و فضائل ، در خـــود احســاس فزونــی ننماید ، در معرض نقص و کمبود قـــرار گرفتــه بــرای کسـی که در راه نقـص گام برمی دارد و به قهـــقرا می رود ، مرگ بهتر از زندگی است .
 
با استفــاده از روش
نمــودار جريــان كــار
در دانشگاه علوم پزشكي تبريز
                     فروردين ماه سال 86
                             صمد اقدام نيا
كارشناس امور اداري دانشگاه علوم پزشكي تبريز
تجزيه و تحليل سيستم ها و روش ها 
تكنيــك ها و فنـون سـاده كـردن كـار 
 
مشـكل اساسـي اداره امـور سازمـان ها ايـن است كه مديران بايد منابع چهارگانه پول ، نيروي انساني ، مواد و تسهيلات را كه غالباً محـدود و ناهماهنگ مي باشنـد ، هماهنگ سازند و در جهت تحقق بخشيدن به هدف يا هدف هاي سازمان از آنها بهره برداري كنند . اين عمل مستلـزم انجام دادن وظايفـي از قبيل : طرح ريـزي ، سازماندهي ، هدايت و رهبري ، هماهنگي و كنترل از طرف مديران مي باشد .
 
تكنيك ها و فنون گوناگون ابــداع شده تا مديران و رهبـران سازمانها بتوانند بهره برداري هر چه بيشتر از منابع چهارگانه مذكــور، در جهت تامين اهداف سازمــان بنمايند كه تكنيك تجزيه و تحليل سيستمهاوروشها يكي از آنها بشمار مي رود . كه معلـول علتهاي متعدد ، از جمله بوجـود آمدن نهضت ها و تغيير در فلسفه مديريت است .
 
در تاريخ كشور ايران ، كوروش پادشاه هخامنشي از كساني بود كه به توسعه و تكامل مديريت كمك كرده است . عـلاوه بر نظريات كــوروش مبني بر ضرورت طرح ريــزي ، تقسيــم كار بر مبنــاي تخصـص و مشخص بــودن فرمـان ها ، نام او بعنــوان يكي از نخستـين صاحب نظــران « مطالعــه در حركات » ، « طـرح استفاده صحيح از جـا و مـكان » و « حمل مواد » ثبت شده است .
 
تكنيك « تجزيــه و تحليل سيستـم ها و روش ها » براي شنـاخت عواطف ، احساسات و خواستهاي افراد سازمان و طرز رفتار و سلوك آنان در گــروه ، از تئوريهاي علوم انسانـي و اجتماعــي استفاده مي كنـد ، و بــراي تخصيص صحيــح منابع موجــود سازمان ، به منظـور تاميـن هدفهاي دستـگاه ، از تئوريهـاي علم اقتصـاد ياري مي جويــد ، همچنين اصول علوم فيزيكي و رياضيات را در بهبـود روش ، ارتباطات و همبستگي اجـزاي تشكيل دهنـده سازمان ، بكار مي بــرد . بعبارت ديگــر در تكنيك تجزيه و تحليـل سيستم ها و روش ها ، تنها به بهبــود يك روش خاص اكتفــا نمي شود ، بلكه بهبــود و اثــر تغييـر قسمتــي از يك سيستــم در مجموعــه آن سيستم ، مـورد بررسي قرار مي گيرد .
 


منابع :


طراحی سایت : سایت سازان